Documenti sempre in linea al San Giovanni di Roma

Storica struttura della Capitale, l’Azienda Ospedaliera “San Giovanni Addolorata” di Roma (www.hsangiovanni.roma.it) costituisce uno dei maggiori ospedali del nostro Paese, con circa 2.200 dipendenti,700 medici, e oltre 40mila ricoveri annuali.

Inserito in un complesso con numerosi edifici di rilevanza storica, ha il suo nucleo centrale nel nuovo Ospedale San Giovanni,costruito nel 1960 in occasione dello svolgimento dei Giochi Olimpici a Roma, e oggetto nel corso degli anni di importanti ristrutturazioni, che lo hanno tenuto sempre al passo con i tempi.

L’ESIGENZA: UNA GESTIONE PIÙ EFFICIENTE DEI DOCUMENTI

Nel quadro del costante miglioramento della gestione, non sono pochi i progetti intrapresi nel corso degli anni.

Tra questi, vi è il nuovo sistema di gestione documentale,che è giunto nella fase di avvio e che prevede una soluzione integrata sia per il protocollo informatico sia per la gestionedegli atti interni dell’Azienda Ospedaliera.

Gianpiero Guerrieri, direttore Informationand communication technology del“San Giovanni Addolorata”, nello spiegare la genesi e le linee guida del progetto, sottolinea come le continue esigenze di una gestione sempre più effi ciente dei documenti abbiano fatto emergere la necessità di nuovi sistemi. «Fino a oggi – spiega Guerrieri– la protocollazione avveniva in maniera semiautomatica, con una generazione del numero di protocollo e una semplice classificazione del documento stesso. Quest’ultimo veniva poi consegnato al destinatario manualmente. Il contesto geografico dell’Ospedale(è esteso nel raggio di un chilometro e mezzo con una sede distaccata a circa 8 chilometri dal nucleo principale, ndr),la mole dei documenti scambiati, unita alla necessità di velocizzare il processo di lavorazione dei documenti, ci ha convinto della necessità di dotarci di una nuova soluzione».Nella decisione dell’Azienda Ospedaliera“San Giovanni Addolorata” ha pesato anche l’input del ministero della Sanità che prevede, per gli enti pubblici, l’obbligatorietà della gestione informatizzata del protocollo. L’Azienda Ospedaliera ha colto l’occasione per andare oltre la semplice imposizione legislativa e ha provveduto a dotare il progetto di un sistema di acquisizione ottica integrato che costituisce un primo passo per la completa dematerializzazione dei documenti cartacei. Il processo di acquisizione,unito all’invio telematico del documento,sono la chiave di volta del progetto adottato dall’Ospedale romano e realizzatoda Sistemi Informativi (www.sistinf.it),azienda che ha un rapporto ultradecennale di fornitura con il San Giovanni. Con sede a Roma, Sistemi Informativi è parte integrante del gruppo IBM Italia ed è specializzatanella progettazione e nella realizzazione di soluzioni It a clienti in numerosi settoridi mercato, tra i quali spicca l’attività nell’ambito della Pubblica amministrazione.

LA SOLUZIONE IN DETTAGLIO

In dettaglio, il nuovo sistema documentaleintegrato per il San Giovanni è costituito essenzialmente da due prodotti: la soluzione Scripta, per la protocollazione e lo smistamento elettronico della corrispondenza esterna e interna, e la soluzione ODe Web,per la gestione degli atti amministrativi dell’ente,incluse deliberazioni, determinazioni,ordinanze e ordini di servizio. L’obiettivo principale del progetto è quello di snellirele procedure amministrative, rendendo ne lcontempo molto più semplice la trattazionedi ogni documento, che viene acquisito elettronicamentee archiviato su una San (Storagearea network) da 4 terabyte dislocata nellaserver farm dell’Ospedale, della quale fanno parte, per la massima ridondanza, anche 16 server in parallelo connessi ai thin client. Sul lato software, il sistema di gestione documentale poggia su una base dati Oracle mentre l’application server è “open source” in base ai recenti dettami della Pubblica amministrazione. Inoltre, per i processi di approvazione dei documenti, si utilizzano le funzioni di firma digitale. Va anche osservato che il nuovo sistema non prevede alcuna installazione sui Pc degli utenti, che sono circa 1.200 nell’intera Azienda Ospedaliera, dato che è interamente realizzato su interfaccia standard Web: «agli utenti forniamo solo userId e password, conla quale ciascuno può accedere al sistema da qualunque macchina», sottolinea Guerrieri.

I VANTAGGI

Il sistema, che sta entrando a regime inquesti giorni, presenta numerosi vantaggi.

Innanzitutto azzera i rischi di perdita del documento, prima possibili in quanto i documenti “viaggiavano” fisicamente da un ufficio all’altro, con notevole dispendio di energie visto che l’intero complesso dell’Azienda Ospedaliera vede la presenza di oltre un centinaio di diversi reparti. Inoltre,sottolinea Guerrieri, «il documento viene preso in carico dalle diverse persone in maniera ufficiale, dato che il sistema registra tutti i passaggi in modo automatico:prima questa possibilità non era prevista,in assenza di una gestione completamente informatizzata». Questa gestione prevede anche altri vantaggi, come la certezza che il destinatario abbia ricevuto il messaggio,oppure la possibilità di effettuare ricerche molto agevoli dei documenti, che possono essere archiviati secondo diverselogiche e con molteplici chiavi di ricerca.

Un aspetto molto particolare del nuovo sistema è la possibilità di personalizzare i flussi documentali dei procedimenti in maniera semplice e immediata. «Nelle aziende e negli enti, i passaggi dei diversi documenti non sono sempre rigidamente standardizzati, ma mutano in base all’evoluzione organizzativa – fa notare Guerrieri–. Per esempio, se arriva un nuovo direttore generale, oppure viene istituita una nuova posizione manageriale, potrebbe sorgere il problema di dover modificare il software con l’intervento del fornitore. Invece, la soluzione realizzata da Sistemi Informativi ci permette di effettuare modifiche autonomamente in maniera molto agevole, ovviamente dopo un opportuno addestramento».Decisamente un notevole vantaggio, che si rivela molto utile in un contesto di dinamiche organizzative sempre in evoluzione.